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Como (e porquê) fazer o fechamento de caixa da sua empresa - EM: Tutoriais

Em: Tutoriais Comentários: 0 Autor: Gabriel Data: 16 Aug 2016
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Como (e porquê) fazer o fechamento de caixa da sua empresa

 

Fazer o fechamento do caixa de uma empresa é uma das práticas mais benéficas e fundamentais para qualquer negócio, independente do porte. Mesmo quando o(s) próprio(s) dono(s) fica(m) no caixa, pois é uma forma eficaz de identificar erros de pagamento ou recebimento durante o movimento diário.

Uma empresa que não realiza abertura e fechamento de seu caixa não tem como ter controle sobre as mercadorias vendidas, nem se preparar para fazer balanços ou conferências de estoques. Não fechar o caixa, implica em uma série de prejuízos em termos de controle que podem se tornar prejuízo efetivo, por melhor que seja o domínio do proprietário sobre seu fluxo operacional.

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MAS COMO SE FAZ O FECHAMENTO DE CAIXA?

Apesar de aparentemente complicado, depois de estabelecida a rotina é muito prático e gratificante manter o fechamento de caixa funcionando corretamente. Para isso, é preciso seguir quatro passos:

1) Realizar a abertura do caixa;
2) Registrar as entradas e saídas;
3) Fazer a conferência dos valores;
4) Efetivamente fechar o caixa.

Para começar, é preciso abrir o caixa. Inicia-se com um valor de reserva em notas miúdas para garantir troco durante o decorrer do dia. Esse valor deve ser inicialmente registrado. Durante o decorrer do dia, as saídas e entradas devem ser registradas de acordo com o tipo de recebimento: pagamentos em dinheiro, cartão de crédito ou débito, cheque, ticket alimentação (se for o caso), tudo deve ser registrado conforme o tipo de pagamento. Para isso, é fundamental ter um programa de controle no caixa, como um software de gestão. Existem inúmeros no mercado, mas você deve escolher o que seja adequado à sua realidade e o que seja melhor desenvolvido pois esse é um investimento que valerá muito a pena, desde que bem pensado e escolhido com cuidado.

Durante o dia será preciso eventualmente fazer registros de entradas e saídas como novas reservas de troco (caso não haja mais dinheiro trocado no caixa) ou sangria de caixa, quando houver um valor maior acumulado, por questões óbvias de segurança. Esses registros deverão ser feitos também, para que tudo se encaixe corretamente. Se você tiver mais de um operador de caixa, não hesite em fazer o fechamento de caixa a cada troca de operador, pois se uma diferença for encontrada ao final do dia, é importante saber em que momento ela aconteceu.

Ao final do expediente ou na troca de operador, o fechamento de caixa é efetuado somando-se as entradas de valores (pagamentos em dinheiro, entradas de reserva de troco e o que mais ocorrer de registro de entrada de dinheiro). Depois, subtraem-se as retiradas como sangrias de caixa, pagamentos e trocos. O valor encontrado deve conferir com o que consta fisicamente em seu caixa. Há quem opte por conferir os registros de recebimento em cartão e ticket com os comprovantes também.
O software de gestão do caixa é importante, pois minimiza praticamente a zero a possibilidade de erros de controle e as divergências podem ser encontradas mais facilmente.

Percebeu a importância do fechamento de caixa? Agora é partir para a prática!

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